INTRODUCTION

Le présent avis relatif à la protection des données et des Renseignements personnels (l’« Avis ») explique les pratiques de l’Église espoir et vie, concernant le traitement, notamment la collecte, l’utilisation, la divulgation, la rétention et la destruction, des Renseignements personnels conformément aux Lois applicables au Québec. L’Avis décrit également les droits à la protection des données dont bénéficient les Personnes concernées, notamment le droit de s’opposer à certains des traitements effectués par l’Église espoir et vie.

La préservation de la confidentialité des renseignements personnels obtenus dans le cadre de ses activités est cruciale pour l’Église espoir et vie. Les renseignements personnels sont recueillis, utilisés, divulgués et conservés conformément au Code civil du Québec et à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, RLRQ c. P -39.1 (les « Lois »). Par renseignement personnel, on entend tout renseignement concernant une personne permettant de l’identifier. Cela inclut, entre autres, votre nom, adresse, adresse courriel, numéro de téléphone, genre, renseignements bancaires, renseignements quant à votre emploi, votre santé ou autre.

Cette politique décrit les principes et les pratiques qui guident l’Église espoir et vie, dans le traitement des renseignements personnels. L’Église espoir et vie, possède et exploite également un site Web à l’adresse www.eglisespoiretvie.ca (le « site »).

DÉFINITION DE CERTAINS TERMES

1. « Personnes concernées» signifie les personnes physiques concernées dont leurs Renseignements personnels sont recueillis, utilisés, communiqués, conservés ou détruits par l’Église espoir et vie.
2. « Renseignement personnel» signifie tout renseignement qui concerne une personne physique et permet, directement ou indirectement, de l’identifier, quelle que soit la nature de son support et quelle que soit la forme sous laquelle il est accessible : écrite, graphique, sonore, visuelle, informatisée ou autre.
3. « Renseignement sensible » signifie tout Renseignement personnel qui, par sa nature notamment médicale, financière ou autrement intime, ou en raison du contexte de sa collecte, de son utilisation ou de sa communication, suscite un haut degré d’attente raisonnable en matière de vie privée.
4. « Responsable de la protection des renseignements personnels» signifie la personne ayant la plus haute autorité ou la personne à laquelle elle délègue cette fonction par écrit, en tout ou en partie.
5. « Sous-traitant» signifie tout agent, consultant, gestionnaire de données ou autre fournisseur de services ayant accès à des Renseignements personnels qui lui ont été préalablement communiqués par l’Église espoir et vie, directement ou par l’entremise d’un autre Sous-traitant de l’Église.

ENGAGEMENT EN LIEN AVEC LES INCIDENTS DE CONFIDENTIALITÉ

L’Église espoir et vie, s’engage à s’acquitter de toutes les exigences relatives à la protection, à la collecte, à l’utilisation, à la divulgation et à la conservation des renseignements personnels en vertu des Lois. En outre, l’Église espoir et vie, s’assurera de mettre en place des mesures de sécurité raisonnables contre des risques tels que l’accès, la collecte, l’utilisation, la divulgation, la copie, la modification ou la destruction non autorisés de tout renseignement personnel sous sa garde et son contrôle.

Par ailleurs, tout membre du personnel de l’Église espoir et vie qui a des motifs de croire que s’est produit un Incident de confidentialité impliquant un Renseignement personnel détenu par l’Église doit immédiatement en informer le Responsable de la protection des renseignements personnels, par écrit, en fournissant l’ensemble des informations pertinentes à l’évaluation de la situation.

Le Responsable de la protection des renseignements personnels doit prendre les mesures raisonnables pour diminuer les risques qu’un préjudice soit causé aux Personnes concernées et éviter que de nouveaux incidents de même nature ne se produisent.

Le Responsable de la protection des renseignements personnels est responsable de déterminer si l’Incident de confidentialité présente un risque qu’un préjudice sérieux soit causé aux Personnes concernées. Le cas échéant, il doit, avec diligence, aviser toute Personne concernée par l’Incident de confidentialité sauf si cela serait susceptible d’entraver une enquête faite par une personne ou par un organisme qui, en vertu de la loi, est chargé de prévenir, de détecter ou de réprimer le crime ou les infractions aux lois. Il peut également aviser toute personne ou tout organisme susceptible de diminuer ce risque, en ne lui communiquant que les Renseignements personnels nécessaires à cette fin sans le consentement de la Personne concernée. Dans ce dernier cas, le Responsable de la protection des renseignements personnels doit enregistrer la communication.

Le Responsable de la protection des renseignements personnels tient un registre des Incidents de confidentialité.

 RENSEIGNEMENTS QUE L’ÉGLISE ESPOIR ET VIE RECUEILLE SUR VOUS

Pour répondre au mieux à vos besoins et maintenir le contact avec vous, l’Église espoir et vie, est amenée à collecter des renseignements personnels.

Nous pouvons recueillir des renseignements personnels : aux fins de rentrer en contact avec vous, dans le but de répondre à vos demandes d’informations et de rétroagir avec vous, notamment a) lors d’une prise de contact initiale, ou b)lors d’une demande de prières ou de besoin de soutien/accompagnement que vous auriez formulée, ou c) dans l’optique de vous émettre un reçu pour les fins fiscales, à la suite d’un don, ou encore d) pour vous tenir au courant de nos activités à travers la transmission de newsletters. Ces renseignements dont nous disposons sont tenus strictement confidentiels et ne sont divulgués à quiconque, sauf avec l’autorisation expresse ou implicite de la personne ou de l’organisation concernée, ou lorsqu’il est, ou tel qu’il est, requis ou permis par la loi applicable.

Dans le cadre de notre relation avec vous, nous serons amenés à collecter, utiliser, et parfois divulguer, différents types de renseignements personnels à diverses fins relativement aux services que nous fournissons selon les directives fournies par vous ou votre organisation. Compte tenu de la nature et la diversité de nos services, il est impossible de dresser la liste de tous les types de renseignements personnels pouvant être collectés, utilisés ou divulgués. Toutefois, les renseignements personnels que nous collectons peuvent comprendre :

• Votre nom complet;
• Vos coordonnées, ce qui inclut votre adresse, votre numéro de téléphone, votre adresse courriel, ou vos titres professionnels;
• Des renseignements permettant d’établir votre identité;
• Des renseignements relatifs à vos intentions de prières;
• La question à savoir si vous vous êtes abonné ou désabonné à l’une ou l’autre de nos listes d’envoi ou avez accepté toute invitation de notre part;
• Tout autre renseignement personnel que vous nous fournirez volontairement.

UTILISATION DES RENSEIGNEMENTS RECUEUILLIS

L’Église espoir et vie, utilise et conserve des renseignements personnels sur ses membres, employés, bénévoles, fournisseurs et collaborateurs afin de fournir des services de qualité. Ainsi, les renseignements recueillis permettent à L’Église espoir et vie, de :

• Entrer en contact avec vous;
• Recueillir vos dons pour le fonctionnement de l’église;
• Émettre des reçus pour fins d’impôts;

COMMENT L’ÉGLISE ESPOIR ET VIE RECUEILLE VOTRE CONSENTEMENT ?

Le consentement à la collecte, à l’utilisation et à la communication de Renseignements personnels doit être manifeste, libre et éclairé. Il doit être donné à des fins spécifiques, en termes simples et clairs.

Lorsque la Personne concernée le requiert, l’Église Espoir et Vie lui prête assistance afin de l’aider à comprendre la portée du consentement demandé.

Suivant la nature et la sensibilité des Renseignements personnels, le consentement peut être explicite (un tel consentement peut être donné oralement, par écrit ou par voie électronique) ou implicite (par exemple lorsque la Personne concernée fournit volontairement des Renseignements personnels). Lorsqu’il est requis, le consentement lié à des Renseignements sensibles doit dans tous les cas être manifesté de manière expresse.

Le consentement à la collecte, à l’utilisation et à la communication de Renseignements personnels est obtenu avant ou au moment de la collecte des renseignements, sauf dans les autres cas et aux conditions prévus dans la loi. Il ne vaut que pour la période nécessaire à la réalisation des fins auxquelles il a été demandé. À titre d’exemple, le consentement donné par une personne demeure habituellement valide pour toute la durée de la relation entre cette personne et l’Église. Toutefois, dans certains cas, un consentement plus spécifique pourrait être uniquement valide pour la période requise pour atteindre l’objectif recherché.

Un consentement peut être retiré en tout temps, sous réserves de restrictions légales et contractuelles et d’un préavis raisonnable. Dans certains cas, L’Église Espoir et Vie peut recueillir des renseignements personnels sur une personne sans son consentement, conformément aux Lois ou toute autre loi ou règlement le permettant.

Votre consentement à la cueillette, à l’utilisation ou à la divulgation adéquate de vos renseignements personnels sera valablement fourni :

1. S’il est donné expressément par votre acquiescement écrit ou oral;
2. Si vous fournissez volontairement des renseignements personnels dans un but évident; ou
3. Si vous ne vous opposez pas à la collecte, à l’utilisation ou à la divulgation de renseignements personnels par L’Église espoir et vie, dans un délai raisonnable soit, dix (10) jours après avis de L’Église espoir et vie à cet effet, incluant par l’entremise de la présente politique, de son intention de le faire et des fins poursuivies.

PARTAGE ET TRANSFERT DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS À DES TIERS

Nous pouvons divulguer vos renseignements personnels pour se conformer à toute ordonnance du tribunal, loi ou procédure judiciaire, y compris pour répondre à toute demande gouvernementale ou réglementaire, conformément aux lois applicables, pour faire respecter ou appliquer nos conditions d’utilisation et autres accords, ou si nous croyons que la divulgation est nécessaire ou appropriée pour protéger les droits, la propriété ou la sécurité de l’Église espoir et vie, ou d’autres personnes, le tout dans le respect des obligations imposées par les Lois ou tout autre loi. Cela inclut l’échange de renseignements avec d’autres entreprises et organisations à des fins de protection contre la fraude.

Lorsque les renseignements sujets au privilège ou confidentiels sont également des renseignements personnels, l’Église espoir et vie, demeure également liée par ses obligations en vertu des Lois à l’égard de ces renseignements personnels.

Nous pouvons transférer les renseignements personnels que nous collectons ou que vous fournissez comme décrit dans la Politique à des fournisseurs de services et d’autres tiers que nous utilisons pour soutenir notre entreprise. Ces tiers sont contractuellement obligés de garder les renseignements personnels confidentiels, de les utiliser uniquement aux fins pour lesquelles nous les divulguons et de traiter les renseignements personnels selon les normes énoncées dans la Politique et en respect des Lois. Vos renseignements personnels sont traités et stockés au Canada. Dans l’éventualité où un transfert de renseignements personnels à l’extérieur du Canada serait nécessaire dans le cadre de l’exercice de notre mandat et de nos fonctions, ce transfert n’aura lieu que s’il est évalué que le renseignement bénéficierait d’une protection adéquate, notamment en considérant la sensibilité du renseignement, la finalité de son utilisation, les mesures de protection dont le renseignement bénéficierait, et le régime juridique applicable dans l’État où ce renseignement serait communiqué. Le transfert sera également soumis aux ententes contractuelles appropriées afin d’assurer cette protection adéquate.

L’Église espoir et vie, ne vend pas de renseignements à des tiers.

UTILISATION DU SITE WEB DE L’ÉGLISE ESPOIR ET VIE

Cette politique s’applique aux renseignements que nous recueillons, utilisons ou divulguons sur les membres du public et les utilisateurs du site. Le site Web de l’Église espoir et vie, utilise des fichiers témoins.

Le fichier témoin est un petit fichier texte sauvegardé sur le disque dur de l’ordinateur de l’utilisateur. Ce fichier est complètement inoffensif et ne peut contenir de virus. Les fichiers témoins sont utilisés pour enregistrer certains comportements des visiteurs, comme le nombre de visites sur le site, le chemin parcouru et la durée de la visite. En aucun cas, le fichier témoin ne permet d’identifier le visiteur. Les données restent complètement anonymes et n’ont pour but que d’améliorer le site de L’Église espoir et vie, en fonction des besoins de ses visiteurs.

Le site peut inclure des liens vers des sites Web tiers, des plug-ins, des services, des réseaux sociaux ou des applications. Cliquer sur ces liens ou activer ces connexions peut permettre au tiers de collecter ou de partager des renseignements vous concernant. Si vous suivez un lien vers un site tiers ou utilisez un plug-in tiers, veuillez noter que ces tiers ont leurs propres politiques de confidentialité et nous ne prenons aucune responsabilité pour ces politiques. Nous ne contrôlons pas ces sites tiers et nous vous encourageons à lire la politique de confidentialité de chaque site que vous visitez.

À travers votre utilisation du site, vous acceptez les termes et les conditions de la politique. Tout changement fait à cette politique sera publié sur la présente page.

SÉCURITÉ DES DONNÉES

La sécurité de vos renseignements personnels est très importante pour nous. Nous avons mis en place des mesures de sécurité physiques, organisationnelles, contractuelles et technologiques appropriées et raisonnables afin de protéger vos renseignements personnels contre la perte ou le vol, et contre l’accès, la divulgation, la copie, l’utilisation ou la modification non autorisés. Nous avons pris des mesures pour faire en sorte que seuls les membres de notre personnel qui doivent absolument avoir accès à vos renseignements personnels dans le cadre de leurs fonctions soient autorisés à y accéder. Les personnes qui travaillent pour l’Église espoir et vie, ou en son nom doivent :

• Fournir des efforts raisonnables pour minimiser le risque de divulgation non intentionnelle de renseignements personnels;
• Prendre des précautions particulières pour s’assurer que les renseignements personnels ne sont pas surveillés, entendus, consultés ou perdus lorsqu’ils travaillent dans des locaux autres que ceux de l’Église espoir et vie;
• Prendre des mesures raisonnables pour protéger les renseignements personnels lorsqu’il se déplace d’un endroit à l’autre.

Les sous-traitants ayant accès aux renseignements personnels dont l’Église espoir et vie, a la garde ou le contrôle seront informés de la présente politique de protection des renseignements personnels et des autres politiques et processus applicables pour assurer la sécurité et la protection des renseignements personnels. Tous les sous-traitants devront accepter de se conformer aux politiques, aux processus et aux Lois avant de commencer leur mandat. Malgré ces mesures, aucune méthode de transmission ou de stockage n’est sûre à 100 % ni à l’abri de la survenance d’une erreur. Par conséquent, nous ne pouvons malheureusement pas garantir une sécurité absolue. Si vous avez des raisons de croire que votre interaction avec nous n’est plus sécurisée (par exemple si vous craignez que les renseignements d’identification de votre compte soient compromis), veuillez nous contacter immédiatement en utilisant les coordonnées fournies ci-dessous. En effet. Il est important de noter que si un Sous-traitant à qui l’Église transmet des Renseignements personnels opère dans une juridiction étrangère, la législation locale est susceptible de permettre à des tiers d’avoir autrement accès aux Renseignements personnels sans le consentement de la Personne concernée. Si nous avons connaissance d’une brèche de sécurité touchant vos renseignements personnels, nous vous en informerons et nous aviserons aussi les autorités compétentes dès que possible, conformément aux Lois.

LA CONSERVATION DES DONNÉES

Sauf autorisation ou exigence des Lois ou de la réglementation applicable, nous ne conserverons vos renseignements personnels que le temps nécessaire pour atteindre les fins pour lesquelles nous les avons collectées, y compris aux fins de satisfaire aux exigences légales, comptables ou en matière d’avis aux instances gouvernementales et réglementaires appropriées. Dans certaines circonstances, nous pouvons anonymiser vos renseignements personnels afin qu’ils ne puissent plus être associés à vous. Nous nous réservons le droit d’utiliser ces données anonymes et dépersonnalisées à des fins légitimes, sans autre préavis ni consentement de votre part.

ACCÈS ET CORRECTION DE VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Il est important que les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet soient exacts et à jour. Veuillez nous tenir informés si vos renseignements personnels changent. Selon les Lois, vous avez le droit de demander l’accès et de corriger les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet. Si vous souhaitez examiner, vérifier, corriger ou retirer votre consentement à l’utilisation de vos renseignements personnels, veuillez-vous adresser au responsable de la protection des renseignements personnels pour demander l’accès ou corriger tout renseignement personnel que vous nous avez fourni. La demande doit fournir suffisamment de détails pour nous permettre de traiter la demande. Nous vous répondrons dans les 20 jours, à moins que nous prolongions le délai autorisé par les Lois. Nous ne pouvons pas accepter une demande de modification de renseignement si nous pensons que la modification enfreindrait une loi ou une exigence légale ou entraînerait des renseignements incorrects. Nous pouvons vous demander des renseignements spécifiques pour nous aider à confirmer votre identité et votre droit d’accès, et pour vous fournir les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet ou pour apporter les modifications demandées. Les Lois applicables peuvent nous autoriser ou nous obliger à refuser de vous donner accès à tout ou partie des renseignements personnels que nous détenons à votre sujet, ou nous pouvons avoir détruit, effacé ou rendu vos renseignements personnels anonymes conformément à nos obligations de conservation des dossiers et les pratiques. Si nous ne pouvons pas vous donner accès à vos renseignements personnels, nous vous informerons des raisons, sous réserve de toute restriction légale ou réglementaire.

Nous donnerons accès à vos renseignements personnels, sous réserve des exceptions énoncées dans la législation applicable en matière de confidentialité.

Information du responsable de la protection des renseignements personnels :

Nom : Sophie Thibodeau

Téléphone : 819-782-5400

Courriel : eglise-espoir-et-vie@hotmail.com.

L’Église Espoir et Vie répond à toute demande d’accès ou de rectification dans les 30 jours de la date de la réception de la demande écrite. En cas de refus de fournir ou de corriger les renseignements, elle fournit les motifs au soutien de son refus, sous réserve des restrictions prévues dans la loi, et informe la Personne concernée de ses recours.

RETRAIT DE VOTRE CONSENTEMENT

Lorsque vous avez donné votre consentement à la collecte, à l’utilisation et au transfert de vos renseignements personnels, vous pouvez avoir le droit légal de retirer votre consentement dans certaines circonstances. Pour retirer votre consentement, le cas échéant, contactez-nous à eglise-espoir-et-vie@hotmail.com. Veuillez noter que si vous retirez votre consentement, il se peut que nous ne puissions pas vous fournir un service particulier. Nous vous expliquerons alors l’impact du retrait de votre consentement pour vous aider dans votre décision.

 MODIFICATIONS DE NOTRE POLITIQUE DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Nous avons pour politique de publier toutes les modifications que nous apportons à notre politique de protection des renseignements personnels. Si nous apportons des modifications importantes à la manière dont nous traitons les renseignements personnels de nos utilisateurs, nous vous en informerons à l’adresse courriel principale indiquée dans votre compte.

Nous incluons la date de la dernière révision de la présente politique à la fin du présent document. Vous êtes responsable de vous assurer que nous avons une adresse courriel à jour, active et livrable pour vous, et de visiter périodiquement notre site et la présente politique pour vérifier tout changement.

COORDONNÉES ET ENGAGEMENT DE CONFORMITÉ

Pour tout commentaire, question ou demande concernant cette politique de protection des renseignements personnels et nos pratiques de confidentialité, veuillez nous écrire à : eglise-espoir-et-vie@hotmail.com. Nous avons mis en place des procédures pour recevoir et répondre aux plaintes ou demandes de renseignements concernant notre traitement des renseignements personnels, notre conformité à cette politique et aux lois applicables en matière de protection des renseignements personnels. Si vous n’êtes pas satisfaits de la façon dont l’Église espoir et vie, a traité vos renseignements personnels, vous pouvez nous transmettre une plainte. La plainte fera l’objet d’une enquête par le responsable de la protection des renseignements personnels de l’Église espoir et vie, qui déterminera si le traitement des renseignements personnels est conforme aux politiques, protocoles et pratiques de l’Église espoir et vie, et à toute autre loi applicable. Le responsable de la protection des renseignements personnels fera tous les efforts raisonnables pour résoudre les plaintes. La personne qui dépose la plainte sera informée de tout progrès ou résultat de l’enquête dans un maximum de 30 jours suivant la réception de la demande et/ou du délai additionnel nécessaire pour terminer l’enquête.

Approbation : Janvier 2024